از لحاظ نظام امور تجارت باید در هر کشور متمدن،مقامی وجود داشته باشد که تجار را شناخته و نوع تجارت آن ها را بداند.فایده ی این عمل زیاد است و بدون داشتن آمار دقیق،دولت ها نمی توانند از تجارت کشور حمایت کنند.به این جهت در بعضی از کشورها نه تنها اسم تجار و نوع تجارت به ثبت می رسد بلکه کلیه ی معاملات نیز از طرف مقامات مربوطه دقیقاَ نظارت می شود.
قانون تجارت در ماده ی 16 مقرر داشته «در نقاطی که وزارت دادگستری مقتضی دانسته و دفتر ثبت تجارتی تاسیس کند،کلیه ی اشخاصی که در آن نقاط به شغل تجارتی اشتغال دارند اعم از ایرانی و خارجی به استثناء کسبه جزء باید در مدت مقرر اسم خود را به ثبت به رسانند.»
در قانون تجارت در این مورد دو تکلیف برای تاجر معلوم شده:
1-تجارتخانه ی خود را به ثبت به رساند.
2-منتهی پس از شش ماه از تاریخ ثبت،در کلیه ی صورت حساب ها و نشریات خطی یا چاپی تجارتخانه تصریح نماید که تجارتخانه در تحت چه شماره به ثبت رسیده است.
طبق آئین نامه ی وزارت دادگستری مقام صالح ثبت دفتر تجارتی،اداره کل ثبت اسناد و املاک است.در کلیه ی شهرهای ایران آگهی تاسیس ثبت دفتر تجارتی منتشر شده است.
بازرگانان با مراجعه به اداره ی ثبت محل سه نسخه اظهاریه که از طرف وزارت دادگستری تهیه شده دریافت و اطلاعات ذیل را در آن درج می نمایند:
1-نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه ی تاجر و تابعیت او.
2-در صورتی که تاجر تبعه ی خارجه باشد تاریخ ورود به ایران و شماره و محل صدور پروانه ی اقامت.
3-شماره ثبت دفتر تجارتی.
4-رشته تجارت(داخلی یا خارجی)
شرکت ها نیز موظف هستند که علاوه بر ثبت در دفتر ثبت شرکت ها اظهارنامه ی ثبت دفتر تجارتی اخذ و علاوه بر مطالب بالا میزان سرمایه ی خود را قید کنند.
متصدی مربوطه،مفاد اظهارنامه را در دفتری که قبلاَ به امضای دادستان محل رسیده و مهر شده به ردیف و شماره معین ثبت نموده و یک نسخه را به وزارت دارایی ارسال و نسخه ی دیگر را به خود تاجر پس می دهد.
لازم به یادآوری است، شرکتی که در اداره ی ثبت شرکت ها ثبت نشده و به تبع آن شرکتنامه اش اعلان نگردیده است،ممکن است با خطر انحلال مواجه شود.در واقع،ماده ی 2 قانون ثبت شرکت ها(مصوب 1310) ،ثبت شرکت های تجاری را اامی تلقی کرده و برای مدیران شرکتی که به ثبت نرسیده باشد،جزای نقدی معین نموده و اضافه کرده است که«.در صورت تقاضای مدعی العموم ،حکم انحلال شرکت متخلف نیز صادر خواهد شد.»
هرگاه در مندرجات اظهارنامه تغییراتی داده شود و یا بازرگان فوت کند و یا تجارتخانه و یا شرکت برچیده و یا ورشکسته شود مراتب از طرف تاجر یا قائم مقام او به اطلاع می رسد.
نظر به اهمیت و رواج روزافزون تجارت مخصوصاَ برای تهیه ی اطلاعات تجارتی ،تنظیم مقرراتی درباره ی ثبت دفتر تجارتی کمال وم را دارد.
همان طور که گفنه شد ،هر کشوری باید از جزئیات عملیات تجارتی داخل مملکت مطلع باشد.علاوه بر آن هر کشور یا تاجر خارجی که قصد تجارت با این کشور را داشته باشد،به آمار و میزان فعالیت بازرگانان نیازمند است.بنابراین تجدیدنظر در مقررات ثبت تجارتی و تنظیم مقرراتی درباره ی جزئیات امر نشانه ی رشد اقتصاد مملکت است.
از مواردی که باید به موجب قانون مقرر شود موارد زیر است:
1-وم صحت اطلاعاتی که از ناحیه ی بازرگانان در دفتر تجارتی ثبت می شود و تعیین مجازات برای اشخاصی که اطلاعات خلاف واقع اعلام نمایند.
2-اام به این که هرگاه تغییراتی در اساس امور تجارتی پیش آمد کند باید به ثبت به رساند.
3-دخالت دادگاه در موقع اختلاف بین متقاضی ثبت و متصدیان دفتر ثبت تجارتی.
4-دخالت دادسرا در روش عمومی بازرگانان و اجبار به این که هرگاه عمل خلاف مقرراتی از بازرگانان ملاحظه شود،دادسرا از دادگاه تقاضای صدور حکم حذف ثبت تجارتی بازرگان متخلف را بنماید.
5-اام به این که بانک ها فقط کسی را بازرگانی بشناسد که در مکاتبات و صورت حساب های او شماره ثبت دفتر تجارتی او قید شده باشد.
تاجر به علت وسعت امور تجارتی خود یا به علل دیگر می تواند کسی را قائم مقام خود قرار دهد و این چنین شخصی قادر است تمام یا قسمتی از امور مربوط به تجارتخانه ی تاجر را بدون مراجعه به تاجر انجام دهد.مطابق ماده ی 395 قانون تجارت«قائم مقام تجارتی کسی است که رئیس تجارتخانه او را برای انجام کلیه ی امور مربوط به تجارتخانه یا یکی از شعب آن نایب خود قرار داده و امضاء او برای تجارتخانه اام آور است . »لیکن می بایست بین قائم مقام تجارتی و وکیل فرق گذاشت،قانون مقررات مربوط به قائم مقام تجارتی را تابع مقررات وکالت قرار نداده و احکام آن جداست.چنانچه با فوت یا حجر رئیس تجارتخانه،قائم مقام تجارتی منعزل نیست ولی در مورد شرکت های تجارتی با انحلال شرکت،قائم مقام تجارتی منعزل است.زیرا دیگر شرکتی وجود نداشته تا قائم مقام بودن او صدق کند.